"La teoria senza la pratica è vuota; la pratica senza la teoria è cieca." 

Immanuel Kant

Che cosa sono le regole del gioco in un’organizzazione?

In generale, sono le modalità con le quali l’organizzazione sceglie di gestire le risorse, al fine di conseguire il proprio obiettivo.

Fanno parte delle regole del gioco le politiche che orientano le decisioni, le procedure gestionali e tecniche, le istruzioni operative e i comportamenti che ci si aspetta siano adottati dai membri dell’organizzazione nell’esercizio del proprio ruolo.

La scelta delle regole del gioco rappresenta una fase critica nella vita di un’organizzazione, in quanto, a parità dei fattori esterni, può fare la differenza tra il successo e il fallimento.

Regole per giocare e regole per vincere

Per poter operare nel proprio settore, ogni organizzazione è tenuta a rispettare una serie di norme vigenti in quel particolare ambito (leggi, regolamenti, specifiche tecniche, ecc.). A questo si aggiungono altre regole, specifiche per il contesto nel quale l’organizzazione opera (ad esempio, il rispetto sistematico degli impegni assunti, la capacità di fornire una risposta efficace a bisogni del cliente), che nel loro insieme costituiscono una condizione necessaria per consentirle di continuare a operare in quel determinato settore. Nei contesti competitivi, queste regole costituiscono un requisito da soddisfare per poter partecipare alla competizione.

Per usare una metafora sportiva, quelle appena descritte sono l’equivalente delle regole del gioco che ogni squadra che si accinge a partecipare a una competizione è tenuta a rispettare. Sono le regole per giocare: note, di facile apprendimento e di altrettanto facile applicazione.

Ma la conoscenza e il rispetto di queste regole non assicurano il successo.

Una squadra deve definire e applicare altre regole, compatibili con le prime, che consentano di perseguire efficacemente l’obiettivo comune a tutti i membri della squadra: vincere la competizione. Da questa esigenza nascono le regole per vincere, che lo staff tecnico di ogni squadra predispone, sperimenta e aggiorna sistematicamente in base alle situazioni al contorno: schemi di gioco, istruzioni per affrontare ogni singola fase della competizione, assegnazione dei compiti, preparazione tecnica e atletica, ecc..

Allo stesso modo, ogni organizzazione deve mettere a punto un insieme di “regole per vincere”, basate sulle proprie caratteristiche e su quelle del contesto in cui opera, che le permettano di fare progressi verso il proprio obiettivo.

Poiché la definizione delle regole per vincere avviene all’interno della sfera di controllo di un’organizzazione e condiziona il modo nel quale le persone interagiscono tra loro e con le risorse materiali a disposizione, essa costituisce una vera e propria leva gestionale, in grado di favorire oppure ostacolare il conseguimento dell’obiettivo.

In un precedente articolo sono state indicate le ragioni che rendono particolarmente difficile la gestione di un’organizzazione. In quell’occasione è stato evidenziato come l’unico modo per gestire efficacemente un’organizzazione consiste nel ricercare e sfruttare la semplicità che esiste in ogni situazione, ma che solo un’analisi approfondita, basata sul metodo scientifico, è in grado di svelare.

In che modo la semplicità presente nelle organizzazioni può essere utilizzata per la definizione di efficaci regole per vincere?

Dai principi alle regole

Nell’esame della leva gestionale costituita dalle risorse, è stato messo in evidenza che ogni organizzazione è limitata nel perseguimento del proprio obiettivo da una risorsa speciale, il vincolo. Nella definizione delle regole del gioco, il modo con cui si considera il ruolo del vincolo assume un’importanza fondamentale nel determinare le prestazioni che l’organizzazione è in grado di conseguire.

Per assicurare il miglioramento delle prestazioni, un’organizzazione deve seguire un processo costituito da cinque passi, il Ciclo di Miglioramento Focalizzato:

1. Identificare il vincolo
2. Decidere come sfruttare il vincolo
3. Subordinare tutto il resto alle decisioni assunte nella fase precedente
4. Elevare il vincolo
5. Se in una fase precedente il vincolo è stato rimosso, tornare alla fase 1.

Ogni organizzazione, indipendentemente dalla natura, dalle dimensioni e dal settore in cui opera, se desidera avvicinarsi al proprio obiettivo, deve seguire questi cinque passi nella sequenza indicata.

Il Ciclo di Miglioramento Focalizzato costituisce un processo basato su principi generali, che deve essere declinato in applicazioni specifiche, in grado di tenere conto delle condizioni al contorno. La Theory of Constraints dispone di applicazioni che costituiscono la traduzione di questi principi per contesti specifici, quali la gestione della produzione, la gestione dei progetti, la gestione della catena distributiva, la sanità.

Esistono altri principi generali di gestione che, per avere una validità pratica, devono essere declinati in procedure. Ad esempio, un principio generale di gestione dei processi operativi a flusso prevede di mantenere il controllo del Work in Process (WIP). Affinché possa manifestare la propria utilità nella gestione operativa, questo principio deve essere tradotto in applicazioni pratiche, in grado di guidare le persone nell’operatività quotidiana. Le applicazioni della Theory of Constraints per le operations e per il project management, il sistema Kanban del Toyota Productive System, l’approccio CONWIP di Factory Physics, costituiscono esempi di traduzioni di questo principio per specifici contesti operativi: essi propongono regole pratiche per calcolare il livello adeguato di WIP e per stabilire quando e in che modo è opportuno modificarlo.

La regola delle regole

Il corretto funzionamento di ogni organizzazione si basa sull’applicazione di una regola generale, di ordine superiore rispetto alle altre:

“Le regole devono essere rispettate sistematicamente, a meno che non si verifichi una situazione di emergenza, nella quale il rispetto delle regole porterebbe a un danno certo e rilevante per l’organizzazione.”

Se un’organizzazione non può contare sull’applicazione sistematica di questa regola, non potrà mai valutare l’adeguatezza e l’efficacia delle regole vigenti, non essendo in grado di stabilire se un eventuale risultato negativo sia da attribuire a regole inadeguate o alla mancata applicazione di regole corrette. O, in caso di un esito positivo, non potrà imputarne la causa all’adozione di regole corrette o alla decisione, a livello operativo, di non seguire regole inefficaci o sbagliate.

È il rispetto delle regole che consente il corretto funzionamento di un’organizzazione. Pertanto, il management ha due compiti essenziali nella gestione delle regole del gioco:

• Predisporre, o almeno approvare, le regole da applicare nella propria organizzazione. A tal fine è necessario che la scelta delle regole sia effettuata adottando un approccio sistemico, che assicuri la sincronizzazione delle risorse e la massimizzazione dei flussi operativi e informativi.
• Creare un ambiente di lavoro nel quale il mancato rispetto delle regole non è tollerato, meno ancora incentivato, come avviene, ad esempio, quando si introducono indicatori di prestazione che possono indurre a infrangere le regole.

Le regole, pur essendo la traduzione di principi generali, hanno un’efficacia limitata alle condizioni nelle quali sono state istituite.  Con il passar del tempo e il modificarsi delle condizioni (innovazioni che modificano il contesto competitivo, spostamento del vincolo, mutamenti significativi dell’ambiente esterno, ecc.), le regole possono perdere la loro capacità di orientare in modo corretto i comportamenti.

La prevenzione dell’inerzia, che si manifesta nel mantenimento in vigore di regole non più adeguate, presuppone che l’organizzazione crei un contesto nel quale ogni persona senta come propria responsabilità non solo il rispetto delle regole, ma anche la segnalazione di situazioni nelle quali le regole dovrebbero essere abolite o cambiate.

Conclusioni

Le regole del gioco costituiscono la leva gestionale che maggiormente distingue un’organizzazione da altre con caratteristiche simili e operanti nello stesso settore; inoltre, poiché condizionano l’essenza stessa di un’organizzazione, ossia l’interazione tra le sue parti, hanno un impatto determinante sulla sua possibilità di fare progressi verso il proprio obiettivo.

La scelta delle regole del gioco costituisce uno dei compiti più difficili che imprenditori e manager devono assolvere, per la vastità delle opzioni a disposizione e per l’imprevedibilità del contesto.

La criticità del compito potrebbe indurre a cadere nella trappola dell’imitazione, ossia della ricerca di scorciatoie in apparenza caratterizzate da un basso rischio e un’elevata probabilità di successo. Seguire questa strada, tuttavia, comporterebbe la rinuncia all’opportunità di differenziare la propria dalle altre organizzazioni, scoprendo nuovi modi per valorizzare pienamente il potenziale che l’interazione tra le risorse e il contesto specifico può generare.