Ciclo di Miglioramento Focalizzato

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Che cosa può fare un'organizzazione per assicurare un miglioramento continuo delle proprie prestazioni?

Quando si acquisisce la consapevolezza dell'esistenza di un vincolo, ossia di un fattore che limita la possibilità di conseguire in misura maggiore l'obiettivo che ci si pone, è intuitivo pensare che qualsiasi decisione o iniziativa finalizzata a migliorare le prestazioni debba essere focalizzata sul vincolo.

Il Ciclo di Miglioramento Focalizzato costituisce il processo che assicura un miglioramento continuo delle prestazioni, in quanto focalizza e orienta la gestione sul punto a massimo impatto sull'obiettivo globale.

Il processo consiste di cinque passi, di seguito descritti.

1. Identificare il vincolo del sistema. La prima cosa da fare per migliorare le prestazioni consiste nell'identificare il fattore che impedisce di conseguire l'obiettivo in misura maggiore. Il vincolo può essere costituito dalla capacità produttiva di un centro di lavoro (vincolo interno), dalla carenza di ordini (vincolo esterno), dalla liquidità disponibile, da un materiale disponibile sul mercato in quantità inferiore al fabbisogno, ecc..
2. Decidere come sfruttare il vincolo del sistema. Dopo avere identificato il vincolo, è opportuno porsi la domanda: "Come si può ottenere il massimo risultato dall'attuale condizione del vincolo?". Questa è una fase di pianificazione, nella quale si deve stabilire quali misure adottare per consentire al vincolo di conseguire l'obiettivo dell'organizzazione nella misura massima possibile. Ad esempio, qualora il vincolo sia costituito dalla capacità produttiva di un centro di lavoro, le decisioni di sfruttamento del vincolo devono riguardare le iniziative per minimizzare le interruzioni dell'attività del centro di lavoro.
3. Subordinare tutto il resto alle decisioni assunte nella fase precedente. Questa rappresenta la fase esecutiva, nella quale le decisioni assunte precedentemente vengono messe in pratica, assicurando che tutta l'organizzazione (politiche, procedure, indicatori di prestazione, comportamenti, ecc.) operi in modo coerente per favorire lo sfruttamento del vincolo. Il termine "subordinare" tende a sottolineare la necessità di mantenere la focalizzazione su ciò che determina le prestazioni globali, resistendo alla tentazione di disperdere l'attenzione e le risorse su iniziative con impatto secondario, che possono pregiudicare lo sfruttamento del vincolo.
4. Elevare il vincolo del sistema. Mentre le fasi precedenti consentono un miglioramento delle prestazioni senza un impatto significativo sulla spesa, questa fase prevede in genere un investimento. Ad esempio, elevare il vincolo di capacità produttiva di un centro di lavoro può richiedere l'acquisto di nuovi impianti e/o l'assunzione di persone.
5. Se in una fase precedente il vincolo è stato rimosso, tornare alla fase 1. Attenzione: non consentire che l'inerzia diventi il vincolo del sistema. Pur essendoci sempre un fattore che limita le prestazioni globali di un'organizzazione, questo fattore può cambiare nel tempo, in particolare a seguito di iniziative tese a ridurne il potere limitante (elevare il vincolo). Ad esempio, elevando la capacità produttiva di un centro di lavoro che costituisce un vincolo, può verificarsi la condizione nella quale l'organizzazione dispone di una capacità superiore alla domanda di mercato: il vincolo è ora costituito dalla carenza di ordini. È necessario prestare particolare attenzione a queste situazioni, per evitare i danni derivanti da politiche e prassi di sfruttamento e subordinazione focalizzate sul precedente vincolo.