“La necessità è madre di ogni invenzione.”

Platone, “Repubblica”

L’attuale pandemia da COVID-19 ci pone davanti a un’emergenza senza precedenti, per la sua estensione, per la sua gravità sotto il profilo sanitario ed economico, per l’incertezza sulla sua durata e sugli effetti che avrà lasciato quando finalmente potremo affermare di averla superata. Mentre la stiamo affrontando, riesce difficile associare a questa situazione concetti positivi quali miglioramento, opportunità, beneficio, salto di qualità nelle prestazioni, vantaggio competitivo.

Eppure, proprio per la sua portata e per la sua (ancora imprevedibile) durata, questa emergenza ci offre una straordinaria opportunità per scoprire nuove soluzioni, in grado di migliorare la nostra vita e quella delle nostre organizzazioni.

Vediamo perché.

Emergenza: un’opportunità di apprendimento

Nel suo ultimo libro, “Isn’t It Obvious?”, il Dr. Eli Goldratt ha inserito vari messaggi, non sempre di facile rilevazione in un’opera strutturata come romanzo di business. Uno di questi consiste nel fatto che ognuno di noi può inventare soluzioni brillanti, se siamo capaci di cogliere le opportunità che la realtà ci presenta. E un’emergenza costituisce un’ottima opportunità.

La necessità di fronteggiare un’emergenza in molti dei contesti nei quali operiamo (sul lavoro, in famiglia, nelle relazioni sociali, nei rapporti con la pubblica amministrazione, ecc.) ci induce a uscire dalla comfort zone costituita da procedure e prassi consolidate, che in condizioni normali favoriscono l’assunzione di decisioni rapide e sufficientemente efficaci.

In presenza di una situazione anomala che richiede una risposta urgente, al fine di evitare un danno rilevante o conseguire un obiettivo importante, siamo costretti a violare alcune regole standard. Il disagio che tale condizione provoca è attenuato dallo stato di necessità e dalla consapevolezza che, rientrata l’emergenza, tornerà la normalità e, con essa, la possibilità di ripristinare l’uso delle regole standard.

La pressione che accompagna l’emergenza ci impedisce spesso di acquisire la consapevolezza di una cosa ovvia: l’abbandono delle regole standard comporta l’applicazione di un insieme di nuove regole, che ci consentono di conseguire i risultati desiderati nella condizione anomala. Il problema nasce nel momento in cui l’emergenza rientra, quando il senso di sollievo e i meccanismi automatici di rimozione ci spingono a dimenticare rapidamente l’accaduto e a tornare alle vecchie regole.

Ma è proprio in questo momento, quando la situazione non richiede più interventi straordinari, che sarebbe opportuno fermarsi e porsi alcune domande:

• Quali regole standard sono state violate durante l’emergenza?
• Quali nuove regole sono state seguite?
• Perché in condizioni normali non è conveniente seguire le nuove regole?

Se fossimo in grado di fornire una risposta esauriente a queste domande ed evidenziare gli assunti alla base delle risposte, potremmo creare le condizioni per un nuovo insieme di regole, di più ampia applicabilità, in grado di funzionare sia in condizioni normali che in condizioni oggi considerate anomale.

Apprendere dall’emergenza: il processo

Vediamo nel dettaglio quali sono le fasi del processo di apprendimento dall’emergenza.

1. Reagire all'emergenza! Per le sue caratteristiche di urgenza e importanza, un’emergenza è una condizione che richiede un intervento immediato.
2. Individuare e verbalizzare l'insieme di regole seguite per gestire l'emergenza. Dopo che l’emergenza sarà rientrata, porsi le seguenti domande: 1) Quali regole standard sono state violate? 2) Quali assunti giustificano l’uso delle regole standard? 3) Quali nuove regole sono state seguite? 4) Quali nuovi assunti giustificano l’uso delle nuove regole?
3. Evidenziare i potenziali effetti negativi associati all'uso del nuovo insieme di regole nell'attività ordinaria. Domanda: Quali effetti indesiderati si verificherebbero se si utilizzasse sistematicamente il nuovo insieme di regole nell'attività ordinaria
4. Definire il modo per prevenire gli effetti indesiderati. La Theory of Constraints dispone di uno strumento, chiamato Negative Branch Reservation, appositamente studiato per evidenziare i potenziali effetti negativi di una proposta o di una soluzione, al fine di definire il modo di prevenirli.
5. Completare la definizione del nuovo insieme di regole. Il nuovo insieme di regole dovrebbe essere costituito da: 1) la parte delle vecchie regole da mantenere, 2) le nuove regole da adottare, 3) le misure da aggiungere per prevenire gli effetti indesiderati e 4) alcune nuove regole che si possono aggiungere, a seguito di un'attenta analisi basata sui nuovi assunti, per incrementare i benefici ottenibili dal cambiamento.

Un esempio di (possibile) applicazione

In Italia, la sospensione delle lezioni nelle Università ha indotto molti atenei a organizzarsi per tenere le lezioni online. La consapevolezza che le attuali restrizioni alla mobilità e agli assembramenti di persone potrebbero perdurare per un tempo al momento imprevedibile, ha indotto a superare le iniziali resistenze, al fine di consentire un proseguimento dell’attività didattica, seppure con un approccio molto diverso da quello tradizionale.

La possibilità di introdurre le lezioni online, senza creare discriminazioni, si basa su due assunti: 1) la tecnologia di supporto esiste ed è consolidata, e 2) ogni studente possiede o può accedere a un dispositivo di ricezione (PC, smartphone o tablet) e ha accesso a Internet. Il primo assunto è certamente valido e ci sono molte evidenze che suggeriscono in larga misura la validità del secondo.

Le lezioni universitarie online presentano molti vantaggi rispetto a quelle tradizionali, che prevedono la presenza simultanea nello stesso luogo del docente e degli studenti: possono essere seguite da località remote, permettono di risparmiare i tempi e i costi degli spostamenti, possono essere registrate per essere visionate in momenti successivi, permettono di ridurre significativamente i costi di mantenimento delle strutture universitarie, ecc..

Che cosa impedisce di estendere e generalizzare questo approccio alla didattica universitaria (con l’eccezione dei corsi che richiedono l’accesso a laboratori, a reparti ospedalieri, ecc.)?

Naturalmente tale estensione avrebbe un impatto economico significativo sull’industria dei servizi associati alla presenza di studenti universitari fuori sede nelle città sedi di Università. Ma l’emergenza e il modo con il quale è stata affrontata hanno consentito di mettere in evidenza una nuova possibilità concreta sulla quale sarà opportuno riflettere, alla luce degli enormi benefici che può generare per la collettività.

Conclusioni

Quando, grazie all’emergenza, scopriamo nuove e più efficaci modalità di condurre alcuni processi, basate su condizioni esistenti anche prima che l’emergenza si manifestasse, viene spontaneo chiedersi: “Perché non ci abbiamo pensato prima?”.

Una possibile spiegazione è l’inerzia, o, meglio, il potere dell’inerzia. L’emergenza ci ha indotto ad accettare un cambiamento, basato sull’intuizione, considerato ad alto costo e/o ad alto rischio, che in condizioni normali non avremmo neppure preso in considerazione.

Affrontiamo l’attuale emergenza. Quando questa sarà rientrata, però, fermiamoci a riflettere su come l’abbiamo gestita, al fine di non sprecare questa straordinaria opportunità di apprendere e di inventare che ci viene offerta.