Nel corso della storia l'uomo ha dimostrato una notevole capacità di trovare soluzioni efficaci a problemi complessi e di tradurre tali soluzioni in meccanismi operativi standardizzati. Riesce difficile pensare che proprio questa capacità possa talvolta costituire un ostacolo al miglioramento.

Eppure, è proprio così.

Ogni volta che una persona o un'organizzazione si pone un obiettivo qualsiasi, deve considerare le condizioni al contorno, ossia tutti gli elementi, presenti nella realtà attuale o che si manifesteranno nell'intervallo di tempo precedente il conseguimento dell'obiettivo, che possono determinare o condizionare il risultato e il processo per ottenerlo. Alcuni di questi elementi potrebbero essere classificati come ostacoli o limitazioni, in quanto ci costringono ad adottare dei meccanismi operativi finalizzati al loro superamento. Tuttavia, spesso la loro presenza non è percepita come una limitazione: si considera l'intera condizione come un "dato di fatto" e i meccanismi operativi adottati diventano parte del processo per ottenere l'obiettivo.

Quando la situazione si ripete più volte, questi meccanismi di adattamento diventano routine e finiscono per essere seguiti senza riflettere sulle ragioni che ne hanno generato l'adozione.

Prima dell'invenzione del trolley, ogni volta che ci si accingeva a intraprendere un viaggio si era portati a valutare con attenzione il contenuto della/e valigia/e da portare con sé, in particolare se si prevedeva di dover trasportare il bagaglio a mano per lunghi tratti. Questo meccanismo di adattamento non era visto come la risposta a una limitazione, ma semplicemente come un fattore da considerare nel pianificare un viaggio. Solo a seguito della commercializzazione dei trolley ci si è resi conto della limitazione e delle nuove opportunità che il suo superamento poteva generare.

I meccanismi di adattamento sono quei metodi, regole di comportamento, politiche, che ci consentono di operare efficacemente in un contesto caratterizzato da limitazioni. Essi costituiscono delle procedure automatiche che si attivano in determinate condizioni, senza richiedere una riflessione, potendo contare su un'ampia casistica che ne ha confermato l'efficacia e l'efficienza.

Tuttavia, quando un nuovo paradigma, un cambiamento di rilievo o un nuovo prodotto consentono di superare le limitazioni, la presenza di meccanismi di adattamento consolidati può costituire il principale ostacolo al miglioramento e la principale causa dell'inerzia che impedisce di trarre il massimo beneficio dalla nuova condizione. 

Un esempio dell'applicazione di meccanismi di adattamento è costituito dal modo con il quale nelle organizzazioni si affronta il problema di dovere assumere decisioni e ottenere risultati positivi in condizioni di incertezza. L'impossibilità di disporre di tutte le informazioni rilevanti per effettuare previsioni deterministiche costituisce una limitazione, per affrontare la quale sono stati sviluppati alcuni meccanismi di adattamento, quali:

• introduzione di meccanismi di protezione dall'incertezza mascherati (quantità di scorte maggiori del necessario, stime "inflazionate" dei tempi di completamento delle attività, budget previsionali di spesa superiori alle somme necessarie per supportare le attività, ecc.);
• ricerca di strumenti in grado di effettuare previsioni sempre più accurate;
• introduzione di sistemi di controllo in esecuzione delle attività, che permettano di intervenire prontamente appena si registra uno scostamento dallo standard previsto;
• rinvio o rinuncia a una decisione dall'esito incerto, ogni volta che questo è possibile.

Questi meccanismi, che hanno in comune il tentativo di introdurre certezza in un contesto intrinsecamente incerto, presentano degli effetti collaterali negativi:

• il fatto che i meccanismi di protezione siano in qualche modo nascosti non ne consente una gestione e un'ottimizzazione;
• l'uso di strumenti di previsione può solo fornire l'illusione di una maggiore certezza, ma non cambia un contesto intrinsecamente incerto;
• la correzione continua degli scostamenti produce in genere un ampliamento della dispersione dei risultati;
• il rinvio di una decisione importante e necessaria può produrre gli stessi effetti dell'assunzione di una decisione errata.

Pertanto, qualsiasi nuovo approccio alla gestione in condizioni di incertezza deve:

1. considerare l'esistenza di questi meccanismi di adattamento,
2. dimostrare l'efficacia della nuova soluzione nel consentire l'assunzione di "buone" decisioni e il conseguimento di risultati positivi in contesti incerti, e
3. proporre meccanismi operativi che sostituiscano quelli esistenti, senza generare altri effetti collaterali negativi.

La generalizzazione di queste considerazioni, unita al concetto di innovazione di valore, può avere un impatto rilevante sui processi di generazione, promozione e vendita di qualsiasi innovazione.

Nell'ambito della Theory of Constraints sono stati sviluppati processi per la gestione di innovazioni di valore, che si basano su due principi, originariamente riferiti a una nuova tecnologia:

1. Un'innovazione può portare valore se e solo se riduce una limitazione.
2. Prima che l'innovazione fosse disponibile, la presenza della limitazione ha indotto a sviluppare meccanismi di adattamento.

Quanto più è significativa la limitazione, tanto maggiore sarà la probabilità che i meccanismi di adattamento si siano consolidati e facciano parte del quadro di riferimento utilizzato per assumere le decisioni.

Il riconoscimento e la verbalizzazione della limitazione, dei meccanismi di adattamento e delle implicazioni negative associate alla loro adozione, forniscono la chiave per una piena valorizzazione dell'innovazione. La sola focalizzazione sulle caratteristiche dell'innovazione (nuovo prodotto/servizio, nuovo processo, nuovo paradigma) e sull'impatto di queste sul contesto degli interessati, senza un'analisi dei meccanismi di adattamento presenti e non più necessari, del loro impatto e delle conseguenze della loro sostituzione con meccanismi operativi migliori, può ridurre sensibilmente il potenziale beneficio ricavabile.

Pertanto, quando si avvia un processo di cambiamento organizzativo, basato su un nuovo modello di business, è importante chiedersi quali importanti limitazioni il nuovo modello consentirà di ridurre o eliminare e quali sono i meccanismi di adattamento in vigore, sui quali sarà necessario agire se si desidera prevenire conflitti e aumentare le probabilità di conseguire i benefici attesi.

Quando si decide di lanciare una nuova soluzione di business sul mercato, in grado di generare valore in quanto permette di superare una importante limitazione, l'analisi dei meccanismi di adattamento che hanno permesso di convivere con tale limitazione permette di migliorare la proposta e introdurre aspetti che possono differenziarla in modo significativo da quelle dei concorrenti, mediante l'individuazione dei cambiamenti da proporre per consentire ai clienti di trarre il massimo beneficio dalla soluzione.